広報レポートに掲載URLを入れるときの注意点

PR会社・広告代理店の実務では、キャンペーンや広報施策の結果をまとめる際に、広報レポートへ掲載URLを入れることがあります。

ニュースサイト上に掲載された記事URLをレポートに記載できると、クライアントは「どの媒体に、いつ、どのような内容で掲載されたのか」を確認しやすくなります。

ただし、掲載URLをレポートに入れる際は、URLだけを貼るのではなく、媒体名、記事タイトル、公開日、掲載内容、PR表記の有無なども整理しておくことが重要です。本記事では、広報レポートに掲載URLを入れるときの注意点を整理します。掲載URL全体の考え方は、PR会社がクライアント報告に使いやすい掲載URLとはでも解説しています。

広報レポートに掲載URLを入れる目的

広報レポートに掲載URLを入れる目的は、施策の実施結果をクライアントが確認しやすい形で整理することです。

プレスリリースや企業告知記事がニュースサイトに掲載された場合、記事URLをレポートに記載することで、掲載実績として確認しやすくなります。

掲載URLは、以下のような場面で使われます。

• ✓ 月次の広報活動レポート
• ✓ キャンペーン実施報告
• ✓ 商品発表・サービス発表の報告資料
• ✓ クライアント社内共有用の資料
• ✓ 営業資料や採用資料に使う掲載実績の整理

掲載URLは、PV数や送客効果を保証するものではありません。あくまで、外部メディア上に掲載された記事を確認し、広報活動の実施内容を整理するための材料として扱うのが安全です。

URLだけでなく、媒体名・タイトル・公開日も入れる

広報レポートに掲載URLを入れる場合、URLだけを貼り付けると、後から見たときに内容が分かりにくくなることがあります。

クライアント側では、複数の施策や掲載先をまとめて確認することが多いため、以下の情報もあわせて整理しておくと実務的です。

• ✓ 媒体名
• ✓ 記事タイトル
• ✓ 公開日
• ✓ 掲載URL
• ✓ 掲載内容の概要
• ✓ 掲載目的
• ✓ PR表記・広告表記の有無

たとえば、掲載URLを一覧表にする場合は、「媒体名」「記事タイトル」「公開日」「URL」「備考」のように列を分けると確認しやすくなります。

クライアント報告用の掲載URLに必要な情報は、クライアント報告用の掲載URLに必要な情報とはでも詳しく整理しています。

掲載URLの用途を明確にしておく

広報レポートに掲載URLを入れるときは、そのURLをどの用途で使うのかも明確にしておく必要があります。

同じ掲載URLでも、使い方によって確認すべきポイントが変わります。

• ✓ クライアントへの報告資料に入れる
• ✓ クライアント社内で共有する
• ✓ 自社サイトの実績紹介に使う
• ✓ SNSで掲載情報として紹介する
• ✓ 営業資料や採用資料で活用する

社内共有だけであればURLと概要の整理で十分な場合もありますが、外部公開する資料やSNSで紹介する場合は、掲載記事の内容、PR表記、画像の扱い、媒体側の利用条件を確認しておく必要があります。

自社サイトやSNSで掲載URLを使う場合の考え方は、自社サイト・SNS・営業資料で使いやすいプレスリリース掲載URLとはでも整理します。

PR表記・広告表記を隠さず整理する

有料掲載や広告・PR掲載の場合、記事ページにPR表記や広告表記が入ることがあります。

広報レポートでは、この表記を隠したり、通常記事であるかのように説明したりするのではなく、掲載形態として適切に整理することが重要です。

報告時には、以下のように説明しておくと認識違いを防ぎやすくなります。

• ✓ ニュースサイト上の広告・PR掲載記事として公開されている
• ✓ 読者に分かる形でPR表記が入る場合がある
• ✓ 本文内リンクには sponsored や nofollow が付与される場合がある
• ✓ 掲載URLは報告・共有・掲載実績の整理に活用する
• ✓ 検索順位や送客効果を保証するものではない

PR表記やリンク属性の扱いは、媒体とクライアント双方の信頼性を守るために重要です。詳しくは、プレスリリース掲載でPR表記・nofollow/sponsoredを確認すべき理由も参考になります。

スクリーンショットを入れる場合の注意点

広報レポートでは、掲載URLに加えて、記事ページのスクリーンショットを入れることがあります。

スクリーンショットを入れると、クライアント側は掲載状況を視覚的に確認しやすくなります。一方で、スクリーンショットの使い方には注意が必要です。

特に確認したいのは以下の点です。

• ✓ 媒体名、記事タイトル、公開日が画面内に入っているか
• ✓ PR表記がある場合、隠さず表示しているか
• ✓ 掲載画像や本文の二次利用に問題がないか
• ✓ 社内共有用なのか、外部公開資料なのか
• ✓ スクリーンショットの加工範囲が適切か

スクリーンショットは便利ですが、掲載記事の内容や媒体表示を誤解させる形で加工しないことが大切です。特にPR表記や広告表記がある場合は、意図的に見えないように処理しない方が安全です。

掲載URLの公開状態を定期的に確認する

広報レポートに掲載URLを入れた後も、URLが公開状態であるかを確認しておくと安心です。

媒体や掲載条件によっては、公開後の修正、非公開化、削除、URL変更が発生する可能性があります。特に長期間使うレポートや営業資料に掲載URLを入れる場合は、定期的な確認が必要です。

掲載URLを管理する際は、以下の項目を記録しておくと便利です。

• ✓ 掲載URL
• ✓ 公開日
• ✓ 確認日
• ✓ 公開状態
• ✓ 修正履歴
• ✓ クライアント報告済みかどうか

複数案件を扱うPR会社・広告代理店では、掲載URLをスプレッドシートなどで管理しておくと、月次報告や追加確認の際に役立ちます。

複数案件では掲載URL管理表を作る

毎月複数本の掲載案件がある場合、掲載URLをメールやチャットだけで管理すると、後から探しにくくなります。

広報レポートに使うURLは、案件ごとに管理表を作っておくと便利です。

管理表には、以下のような項目を入れると整理しやすくなります。

• ✓ クライアント名
• ✓ 案件名
• ✓ 媒体名
• ✓ 記事タイトル
• ✓ 公開日
• ✓ 掲載URL
• ✓ 掲載目的
• ✓ 報告日
• ✓ 担当者
• ✓ 備考

月次報告で使う外部メディア掲載実績の整理方法は、月次報告で使える外部メディア掲載実績を整理する方法でも詳しく解説します。

掲載URLの管理が整っていると、クライアントから過去の掲載実績を確認されたときにも、すぐに対応しやすくなります。

掲載URLを成果保証のように見せない

広報レポートに掲載URLを入れる際、注意したいのは、掲載URLを成果保証のように見せないことです。

ニュースサイトに記事が掲載されたことは、広報活動の実施内容として整理できます。一方で、掲載URLがあることと、PV数、問い合わせ数、検索順位、売上などの成果が保証されることは別です。

特に、以下のような表現は避けた方が安全です。

• ✓ この掲載で必ずアクセスが増えたと断定する
• ✓ 検索順位が上がると説明する
• ✓ 被リンク効果を主目的として報告する
• ✓ 外部配信や転載を保証したように見せる
• ✓ PR表記を隠して通常記事のように見せる

広報レポートでは、掲載URLを「外部メディア掲載実績」「クライアント報告用の掲載URL」「ニュースサイト上で確認できる掲載記事」として整理するのが適切です。

掲載報告で使いやすい記事条件は、PR会社が掲載報告で使いやすいニュースサイト掲載記事の条件でも整理しています。

NEW'S VISIONで相談できること

NEW'S VISIONでは、PR会社、広告代理店、制作会社、企業広報担当者向けに、プレスリリースや企業告知記事の掲載相談を受け付けています。

完成原稿を支給して掲載したい場合、編集部による整文や見出し調整を希望する場合、継続的に掲載URLを用意したい場合など、案件内容に応じて複数のプランをご案内しています。

通常掲載は33,000円（税込）〜、編集部サポートプランは55,000円（税込）〜でご相談いただけます。また、PR会社・代理店向けに、月額110,000円（税込）で毎月5本までご相談いただけるサブスク月5本パックもご用意しています。

サブスク月5本パックでは、素材・掲載条件が揃った原稿について、原稿支給から3営業日以内を目安に掲載進行します。毎月複数本の掲載URLを安定して用意したい場合に、1本ごとの見積もり・請求確認の手間を減らしやすいプランです。

ただし、3営業日以内は条件を満たした場合の目安であり、掲載を保証するものではありません。掲載可否、公開日時、料金、進行方法は、原稿内容、画像素材、リンク先URL、編集部の確認状況により個別に判断します。

まとめ：広報レポートでは、掲載URLと周辺情報をセットで整理する

広報レポートに掲載URLを入れる場合は、URLだけでなく、媒体名、記事タイトル、公開日、掲載内容、PR表記の有無などをあわせて整理することが重要です。

掲載URLは、クライアントへの報告や社内共有に使いやすい情報ですが、PV数、検索順位、送客効果を保証するものではありません。

PR会社・広告代理店の実務では、掲載URLを正しく整理し、目的に合わせてレポートに組み込むことで、クライアントにとって確認しやすい報告資料を作りやすくなります。