月次報告で使える外部メディア掲載実績を整理する方法

PR会社・広告代理店の実務では、月次報告の中で外部メディアへの掲載実績を整理することがあります。

ニュースサイトに掲載された記事URLを月次レポートにまとめることで、クライアントは「どの案件が、どの媒体に、いつ掲載されたのか」を確認しやすくなります。

ただし、掲載URLを後から探す状態のままにしていると、報告前の確認に時間がかかります。毎月複数本の案件を扱う場合は、媒体名、記事タイトル、公開日、掲載URL、報告状況などを管理しやすい形で整理しておくことが重要です。

本記事では、月次報告で使える外部メディア掲載実績を整理する方法を、PR会社・広告代理店の実務向けに解説します。掲載URL全体の考え方は、PR会社がクライアント報告に使いやすい掲載URLとはでも整理しています。

月次報告で外部メディア掲載実績を整理する目的

月次報告で外部メディア掲載実績を整理する目的は、広報施策の実施内容をクライアントが確認しやすい形にまとめることです。

プレスリリースや企業告知記事がニュースサイトに掲載された場合、掲載URLを報告資料に入れることで、クライアント側は掲載状況を確認できます。

月次報告では、以下のような情報を整理することが多くあります。

• ✓ どの案件が掲載されたか
• ✓ どの媒体に掲載されたか
• ✓ いつ公開されたか
• ✓ どのURLで確認できるか
• ✓ クライアントへ報告済みか
• ✓ 自社サイトやSNSで活用済みか

掲載URLは、PV数や送客効果を保証するものではありません。月次報告では、外部メディア上に掲載された事実を整理し、広報活動の実施内容として分かりやすく共有することが重要です。

掲載実績管理表に入れたい基本項目

複数の掲載URLを管理する場合は、スプレッドシートなどで掲載実績管理表を作ると便利です。

管理表には、以下の項目を入れておくと、月次報告やクライアント確認の際に使いやすくなります。

• ✓ クライアント名
• ✓ 案件名
• ✓ 掲載媒体名
• ✓ 記事タイトル
• ✓ 公開日
• ✓ 掲載URL
• ✓ 掲載目的
• ✓ PR表記の有無
• ✓ 報告日
• ✓ 報告ステータス
• ✓ 備考

特に、媒体名、記事タイトル、公開日、掲載URLは、レポートへ転記する頻度が高い項目です。最初から管理表に入れておくと、月末の報告作業がスムーズになります。

クライアント報告用URLに必要な情報は、クライアント報告用の掲載URLに必要な情報とはでも詳しく整理しています。

掲載URLは案件単位で整理する

月次報告では、掲載URLを媒体単位だけでなく、案件単位で整理することが重要です。

同じ媒体に複数回掲載している場合でも、案件ごとに目的や報告先が異なることがあります。そのため、URL一覧だけではなく、どのクライアントのどの案件に紐づく掲載URLなのかを明確にしておく必要があります。

案件単位で整理する場合は、以下のような見方ができます。

• ✓ クライアント別
• ✓ キャンペーン別
• ✓ 商品・サービス別
• ✓ 月別
• ✓ 掲載媒体別
• ✓ 報告済み・未報告別

月次報告の実務では、報告資料に使うURLだけでなく、過去にどの案件でどの媒体を使ったかを把握できることも重要です。

公開日と報告日を分けて記録する

掲載実績管理では、「公開日」と「報告日」を分けて記録しておくと便利です。

公開日は、記事がニュースサイト上で公開された日です。一方、報告日は、PR会社・広告代理店がクライアントに掲載URLを共有した日です。

この2つを分けておくことで、以下のような確認がしやすくなります。

• ✓ いつ記事が公開されたか
• ✓ クライアントへいつ報告したか
• ✓ 月次レポートに反映済みか
• ✓ 未報告の掲載URLが残っていないか
• ✓ 公開から報告までに時間が空いていないか

クライアント報告では、掲載URLの納品タイミングも重要です。掲載報告で使いやすい記事の条件は、PR会社が掲載報告で使いやすいニュースサイト掲載記事の条件でも整理しています。

PR表記・リンク属性も管理しておく

外部メディア掲載実績を整理する場合、掲載URLだけでなく、PR表記やリンク属性の扱いも記録しておくと安心です。

広告・PR掲載記事では、PR表記や広告表記が入る場合があります。また、本文内リンクに rel="sponsored" や nofollow が付与される場合もあります。

これらは、クライアントに掲載内容を説明する際に重要な情報です。

• ✓ PR表記があるか
• ✓ 広告・PR掲載記事として公開されているか
• ✓ 本文内リンクの有無
• ✓ sponsored や nofollow の付与有無
• ✓ リンク先URL
• ✓ リンク先の変更可否

PR表記やリンク属性を記録しておくことで、後からクライアントに確認された場合にも説明しやすくなります。詳しくは、プレスリリース掲載でPR表記・nofollow/sponsoredを確認すべき理由も参考になります。

広報レポートに入れるときは、見やすい表にする

月次報告に外部メディア掲載実績を入れる場合、文章だけでなく表形式で整理すると見やすくなります。

たとえば、以下のような列を用意すると、クライアント側でも確認しやすくなります。

• ✓ 掲載日
• ✓ 媒体名
• ✓ 記事タイトル
• ✓ 掲載URL
• ✓ 掲載内容
• ✓ 備考

複数本の掲載がある場合は、媒体名や公開日で並べ替えられる形にしておくと、月次報告だけでなく、四半期報告や年間実績整理にも使いやすくなります。

広報レポートに掲載URLを入れる際の注意点は、広報レポートに掲載URLを入れるときの注意点でも詳しく解説しています。

自社サイト・SNS・営業資料で使ったかも記録する

掲載URLは、月次報告だけでなく、自社サイト、SNS、営業資料、採用資料などで活用されることがあります。

そのため、掲載実績管理表には、URLの二次活用状況も記録しておくと便利です。

• ✓ 自社サイトで紹介済みか
• ✓ SNSで投稿済みか
• ✓ 営業資料に掲載済みか
• ✓ 採用資料に掲載済みか
• ✓ クライアント社内共有済みか

掲載URLの二次活用状況を管理しておくと、同じURLをどこで使ったかを後から確認しやすくなります。

自社サイト・SNS・営業資料での活用については、自社サイト・SNS・営業資料で使いやすいプレスリリース掲載URLとはでも整理しています。

成果保証のように見せない管理が重要

外部メディア掲載実績を月次報告に入れる際は、掲載URLを成果保証のように見せないことが重要です。

ニュースサイトに掲載されたことは、広報活動の実施内容として整理できます。しかし、掲載URLがあるからといって、PV数、クリック数、検索順位、送客効果が保証されるわけではありません。

報告資料では、以下のような表現を避けることが大切です。

• ✓ この掲載で必ず認知が拡大したと断定する
• ✓ 検索順位が上がったと根拠なく説明する
• ✓ 被リンク獲得を主目的として整理する
• ✓ 外部配信や転載を保証したように見せる
• ✓ PR表記を隠して通常記事のように扱う

外部メディア掲載実績は、クライアント報告や社内共有に使いやすい材料です。一方で、成果指標とは分けて整理することで、誤解のないレポートを作りやすくなります。

継続案件では掲載枠の管理も必要になる

毎月複数本の掲載案件がある場合、掲載URLだけでなく、掲載枠の管理も必要になります。

たとえば、月に何本掲載する予定があるのか、どの案件を優先するのか、原稿や画像が揃っているか、公開希望日がいつかを整理しておく必要があります。

継続案件では、以下のような管理項目があると便利です。

• ✓ 月内の掲載予定本数
• ✓ 原稿支給済みの案件
• ✓ 画像素材確認済みの案件
• ✓ 掲載可否確認中の案件
• ✓ 公開済みの案件
• ✓ クライアント報告済みの案件

PR会社・広告代理店が複数案件を継続的に扱う場合、1本ごとの見積もりや請求確認に手間がかかることがあります。そのような場合は、月額制の掲載枠を検討する方法もあります。

NEW'S VISIONで相談できること

NEW'S VISIONでは、PR会社、広告代理店、制作会社、企業広報担当者向けに、プレスリリースや企業告知記事の掲載相談を受け付けています。

完成原稿を支給して掲載したい場合、編集部による整文や見出し調整を希望する場合、継続的に掲載URLを用意したい場合など、案件内容に応じて複数のプランをご案内しています。

通常掲載は33,000円（税込）〜、編集部サポートプランは55,000円（税込）〜でご相談いただけます。また、PR会社・代理店向けに、月額110,000円（税込）で毎月5本までご相談いただけるサブスク月5本パックもご用意しています。

サブスク月5本パックでは、素材・掲載条件が揃った原稿について、原稿支給から3営業日以内を目安に掲載進行します。毎月複数本の掲載URLを安定して用意したい場合に、1本ごとの見積もり・請求確認の手間を減らしやすいプランです。

ただし、3営業日以内は条件を満たした場合の目安であり、掲載を保証するものではありません。掲載可否、公開日時、料金、進行方法は、原稿内容、画像素材、リンク先URL、編集部の確認状況により個別に判断します。

まとめ：月次報告では、掲載URLを継続的に管理する

月次報告で外部メディア掲載実績を整理する場合は、掲載URLだけでなく、媒体名、記事タイトル、公開日、掲載目的、報告状況をセットで管理することが重要です。

掲載URLは、クライアント報告や社内共有に使いやすい材料ですが、PV数、検索順位、送客効果を保証するものではありません。

PR会社・広告代理店の実務では、掲載URLを案件ごとに整理し、月次レポートや継続案件の管理に活用することで、クライアントにとって確認しやすい報告資料を作りやすくなります。