掲載URLを営業資料・実績紹介に使うときの確認事項

ニュースサイト掲載やプレスリリース掲載のURLは、クライアント報告だけでなく、営業資料、提案書、実績紹介、社内共有資料などに活用されることがあります。PR会社・広告代理店にとって、掲載URLは過去の施策実績を整理しやすい材料になります。

ただし、掲載URLを営業資料や実績紹介に使う場合は、クライアント名、媒体名、記事スクリーンショット、ロゴ、画像素材などの扱いに注意が必要です。掲載URLが公開されているからといって、すべての情報を自由に営業資料へ転載できるとは限りません。

この記事では、掲載URLを営業資料・実績紹介に使うときに、PR会社・広告代理店の担当者が確認すべき項目を整理します。

この記事の結論

✓ 掲載URLは営業資料や実績紹介に活用できる場合がある
✓ クライアント名・媒体名・スクリーンショットの利用可否は事前に確認する
✓ 掲載URLを成果保証やSEO効果の証拠のように扱う表現は避ける
✓ 社内資料・提案資料・公開実績紹介で利用範囲を分けて管理する
✓ 複数案件を扱う場合は、営業資料への利用可否をURL管理表に残しておく

掲載URLを営業資料に使う意味

掲載URLは、施策が実行されたことを示す確認材料として使いやすい情報です。ニュースサイト上に記事が公開されているため、クライアントや見込み顧客に対して、掲載事例や進行実績を説明しやすくなります。

営業資料での活用場面は以下です。

✓ 過去の掲載実績として紹介する
✓ クライアント向け提案書に参考事例として入れる
✓ 社内共有資料に掲載案件として残す
✓ 月次レポートや施策報告に転記する
✓ 類似案件の提案時に参考URLとして共有する
✓ 新規営業時に掲載イメージとして説明する

ただし、掲載URLは「施策の実施実績」を示すものであり、PV、問い合わせ数、検索順位などの成果を保証するものではありません。営業資料では、事実ベースで使うことが重要です。

最初に確認すべき利用範囲

掲載URLを営業資料に使う前に、どの範囲で利用するのかを整理します。社内資料で使うのか、既存クライアントへの提案資料で使うのか、Webサイト上の実績紹介として公開するのかによって、確認すべき内容が変わります。

利用範囲は以下のように分けて考えます。

✓ 社内共有資料に使う
✓ 既存クライアントへの提案資料に使う
✓ 新規営業資料に使う
✓ 自社サイトの実績紹介に掲載する
✓ SNSやメール営業で共有する
✓ セミナー資料や説明資料に使う

公開範囲が広くなるほど、クライアント名、媒体名、画像、ロゴ、記事スクリーンショットの扱いには慎重な確認が必要になります。

クライアント名を出してよいか確認する

営業資料や実績紹介で最も注意したいのが、クライアント名の扱いです。掲載記事が公開されている場合でも、PR会社・広告代理店の営業資料でクライアント名を実績として出してよいかは別問題です。

確認したい項目は以下です。

✓ クライアント名を営業資料に記載してよいか
✓ 案件名や商品名を出してよいか
✓ 社内資料限定なら使用可能か
✓ 外部提案資料でも使用可能か
✓ 自社サイトの実績紹介に掲載してよいか
✓ 匿名化すれば使用可能か

実務上は、「大手メーカー案件」「美容系イベント案件」「BtoB SaaSの告知案件」のように、匿名化して紹介する方法もあります。クライアント名を出す必要がある場合は、事前に利用許諾を確認しましょう。

媒体名・媒体ロゴの扱いを確認する

掲載URLを営業資料に入れる際、媒体名や媒体ロゴを使いたくなる場合があります。ただし、媒体ロゴや媒体名の扱いには注意が必要です。掲載URLを記載することと、媒体ロゴを営業資料に転載することは別の扱いになります。

確認したい項目は以下です。

✓ 媒体名を資料に記載してよいか
✓ 媒体ロゴを使用してよいか
✓ 記事ページのスクリーンショットを使ってよいか
✓ 媒体の掲載面を加工して見せてよいか
✓ 媒体資料や営業資料内での表記ルールがあるか

無断でロゴを切り抜いて営業資料に掲載すると、媒体側のルールに反する可能性があります。掲載URLをテキストで記載するだけに留めるのか、スクリーンショットやロゴを使うのかを分けて確認しましょう。

記事スクリーンショットを使う場合の注意点

営業資料では、掲載URLだけでなく、記事ページのスクリーンショットを入れると掲載イメージを伝えやすくなります。ただし、スクリーンショットには、媒体ロゴ、記事本文、画像、広告枠、関連リンクなどが含まれる場合があります。

スクリーンショット利用時の確認項目は以下です。

✓ 記事ページのスクリーンショットを資料に使ってよいか
✓ クライアント名や商品名を表示してよいか
✓ 画像素材の二次利用に問題がないか
✓ 広告枠や関連リンクが写り込んでいないか
✓ 必要に応じて個人情報や不要箇所を隠しているか
✓ スクリーンショットを加工しすぎて誤認を招かないか

スクリーンショットは視覚的に分かりやすい一方で、転載・二次利用の確認が必要です。営業資料では、掲載URLのテキスト記載とスクリーンショット利用を分けて管理しておくと安全です。

掲載URLを実績紹介に使う場合の表現

掲載URLを実績紹介に使う場合は、成果保証に見える表現を避ける必要があります。ニュースサイト掲載は、記事が公開されたことを確認できる実績ですが、PV数、問い合わせ数、売上、検索順位などを保証するものではありません。

使いやすい表現は以下です。

✓ ニュースサイト掲載URLを発行
✓ 掲載完了後、記事URLを共有
✓ クライアント報告用の掲載URLとして整理
✓ 企業発表をニュースサイト上の記事として掲載
✓ 原稿支給によるニュースサイト掲載を実施

一方で、以下のような表現は避けるべきです。

✓ 掲載により問い合わせが増加
✓ SEO効果を獲得
✓ 検索順位が上昇
✓ 被リンク効果を実現
✓ 大量PVを獲得

営業資料では、掲載URLを「実行した施策の確認材料」として扱い、成果を断定しすぎないことが重要です。

掲載URLをSNSやメールで共有する場合

掲載URLは、クライアントのSNS投稿やメールマガジン、営業メールで共有されることがあります。この場合も、掲載URLの使い方や説明文に注意が必要です。

確認したい項目は以下です。

✓ 掲載URLをSNSで共有してよいか
✓ 投稿文に媒体名を入れてよいか
✓ 記事タイトルをそのまま使ってよいか
✓ クライアント名や商品名の表記に問題がないか
✓ PR表記や広告表記があることを理解しているか
✓ リンク先が公開状態で維持されているか

掲載URLを外部に共有する場合は、記事内容、画像、リンク先に誤りがないかを事前に確認しておきましょう。

URL管理表に利用可否を残す

複数案件を扱う場合は、掲載URLごとに営業資料への利用可否を管理表へ残しておくと便利です。後から営業担当者が使おうとしたときに、使用可否を確認し直す手間を減らせます。

管理表に入れたい項目は以下です。

✓ 掲載URL
✓ クライアント名
✓ 案件名
✓ 掲載媒体名
✓ 営業資料利用可否
✓ 社内資料利用可否
✓ 自社サイト実績掲載可否
✓ スクリーンショット利用可否
✓ クライアント名公開可否
✓ 備考

この項目を残しておくと、担当者が変わっても、どの掲載URLをどこまで使えるか判断しやすくなります。

複数媒体のURL管理を確認する
複数媒体の掲載URLを一覧管理するときの注意点｜PR会社向け

掲載URLを営業資料に使う前のチェックリスト

営業資料や実績紹介に掲載URLを使う前に、以下を確認しておくと安全です。

✓ 掲載URLが現在も開けるか
✓ クライアント名を出してよいか
✓ 案件名・商品名を出してよいか
✓ 媒体名を記載してよいか
✓ 媒体ロゴを使ってよいか
✓ 記事スクリーンショットを使ってよいか
✓ 画像素材の二次利用に問題がないか
✓ PR表記や広告表記があることを理解しているか
✓ 成果保証に見える表現になっていないか
✓ 使用範囲を社内・提案資料・公開実績で分けているか

このチェックを通しておくと、掲載URLを営業資料に使う際のトラブルを防ぎやすくなります。

クライアントへの確認文例

掲載URLを営業資料や実績紹介に使いたい場合、クライアントへ以下のように確認できます。

営業資料利用の確認文例

今回の掲載URLについて、今後の提案資料や社内実績整理の中で、掲載事例として参照させていただくことは可能でしょうか。使用範囲は、社内資料のみ、提案資料への記載可、社外公開可など、貴社の方針に合わせて調整いたします。クライアント名や記事スクリーンショットの使用可否についても、必要に応じて確認させていただけますと幸いです。

このように、使用範囲を分けて確認すると、クライアント側も判断しやすくなります。